Guia prático · Contas do condomínio
Contas, quotas, dívidas e fundo de reserva do condomínio
Uma conta clara liga o orçamento aprovado a cada quota, fatura, pagamento e movimento bancário. Este guia separa as regras legais dos controlos mensais que a Kastor recomenda para tornar o saldo e as exceções verificáveis.
Lei e controlo operacional
Primeiro, não misture obrigações com recomendações
A lei define órgãos, funções, regras de repartição, conteúdo das atas, contribuições, vencimentos, fundo de reserva e declaração na venda. Esses elementos devem ser lidos com o título constitutivo, regulamento e deliberações do condomínio.
A lei citada não impõe esta apresentação mensal, esta reconciliação bancária nem este formato de checklist. São controlos operacionais da Kastor para apoiar a prestação de contas e revelar diferenças cedo.
Também não existe uma única estrutura contabilística que este guia possa impor a todos os condomínios. Contratos, pessoal, fiscalidade, obras, processos e dimensão do edifício podem exigir validação contabilística ou jurídica própria.
Base legal · Orçamento e contas
A assembleia aprova, o administrador prepara e presta contas
A assembleia reúne para discutir e aprovar as contas do último ano e o orçamento do novo exercício. Entre as funções do administrador estão elaborar o orçamento, cobrar receitas, efetuar despesas comuns, verificar o fundo de reserva e prestar contas à assembleia.
Código Civil, artigos 1431.º e 1436.º.
Base legal · Repartição
A proporção do valor das frações é a regra de partida, não a única pergunta
Salvo disposição em contrário, as despesas necessárias à conservação e fruição das partes comuns e os serviços de interesse comum são pagos em proporção do valor das frações. O título, o regulamento, as deliberações válidas e as regras especiais do artigo 1424.º podem alterar a análise.
Código Civil, artigo 1424.º.
Base legal · Fundo de reserva
Existe um mínimo e uma finalidade legal
Cada condomínio deve ter fundo comum de reserva para despesas de conservação. Cada condómino contribui com pelo menos 10% da sua quota-parte nas restantes despesas; o fundo é depositado em instituição bancária e administrado pela assembleia.
Decreto-Lei n.º 268/94, artigo 4.º.
Base legal · Quotas e dívida
O montante anual e os vencimentos têm de ficar definidos
A ata que delibera as contribuições menciona o montante anual a pagar por cada condómino e a data de vencimento das obrigações. Reunidos os requisitos legais, essa ata constitui título executivo contra quem não paga no prazo estabelecido.
Decreto-Lei n.º 268/94, artigo 6.º.
Orçamento anual
Aprovar um total não chega: o orçamento deve poder ser executado e conferido
O artigo 1431.º prevê a reunião anual para discutir e aprovar as contas do último ano e o orçamento do novo exercício. A regra aponta para a primeira quinzena de janeiro; a reunião pode ocorrer excecionalmente no primeiro trimestre quando essa possibilidade resulte do regulamento ou de deliberação aprovada por maioria.
- Saldo de abertura
- Contas bancárias e fundo de reserva, separados e com data de corte.
- Receitas previstas
- Contribuições correntes, extraordinárias e outros recebimentos identificados pela sua natureza.
- Despesas por categoria
- Contratos, seguros, energia, limpeza, manutenção, administração, banco e restantes linhas aplicáveis.
- Calendário
- Montante anual por fração, número de prestações e datas de vencimento propostas.
- Fundo comum de reserva
- Contribuição anual, saldo inicial, utilizações previstas e reposições que sejam aplicáveis.
- Pressupostos e risco
- Contratos a renovar, obras, variações de preço, dívidas e informação ainda em falta.
Recomendação Kastor: anexar à ata o orçamento final votado, a tabela anual por fração e o calendário de vencimentos, com uma referência ou versão que impeça a troca posterior do documento aprovado.
Permilagem e repartição
A permilagem é um ponto de partida, não uma etiqueta automática
O artigo 1424.º estabelece, salvo disposição em contrário, a repartição das despesas necessárias à conservação e fruição das partes comuns e dos serviços de interesse comum na proporção do valor das frações. Esse valor consta do título em percentagem ou permilagem.
A regra geral também associa a responsabilidade aos proprietários das frações no momento das respetivas deliberações. Numa transmissão, as datas de deliberação, vencimento e venda devem ser lidas em conjunto com o artigo 1424.º-A; não transfira automaticamente um saldo sem conferir a origem.
Antes de aplicar uma coluna de permilagens a todo o orçamento, separe a natureza de cada despesa. O próprio artigo prevê regras para serviços de interesse comum e para partes comuns que sirvam exclusivamente alguns condóminos; o título e uma disposição válida do regulamento também podem ser relevantes.
Não altere a repartição apenas porque outra fórmula parece mais justa. Documente a base usada em cada categoria e obtenha aconselhamento quando o título, o regulamento, a utilização exclusiva ou uma deliberação anterior criam dúvida.
01
Classificar
Conservação, serviço comum, uso exclusivo, inovação ou outra natureza aplicável.
02
Encontrar a regra
Código Civil, título, regulamento e deliberação válida que sustentam a imputação.
03
Mostrar o cálculo
Base, percentagem ou permilagem, valor anual e vencimentos por fração.
Faturas, recibos e banco
Reconciliação: provar de onde veio e para onde foi cada valor
O dever geral de guardar os documentos do condomínio e de prestar contas não substitui uma cadeia mensal de prova. A reconciliação abaixo é uma recomendação de controlo, não uma disposição legal nem uma norma contabilística completa.
01
Decisão
Orçamento, ata, contrato ou autorização aplicável.
02
Documento
Fatura ou suporte equivalente com entidade, data e valor.
03
Pagamento
Conta, data, beneficiário e comprovativo do movimento.
04
Fecho
Recibo, nota de crédito, estorno ou saldo ainda em aberto.
05
Banco
Movimento conciliado ou diferença documentada para resolver.
Uma equação de controlo, não uma resposta por si só
Saldo inicial + entradas - saídas deve explicar o saldo final. Diferenças podem ter causas legítimas — depósitos em trânsito, débitos ainda não registados, estornos ou data de corte — mas devem ser listadas individualmente.
- Saldo bancário
- Valor confirmado no extrato, por conta e data.
- Saldo do registo
- Valor apurado no sistema ou mapa interno na mesma data.
- Diferenças
- Movimento, causa provável, prova, responsável e prazo.
- Fecho
- Data em que a diferença foi corrigida ou justificada sem apagar o histórico.
Quotas e dívidas
A dívida começa no calendário aprovado, não num total sem origem
A ata que aprova as contribuições deve mencionar o montante anual de cada condómino e as datas de vencimento. O mapa operacional deve ligar esse calendário a cada recebimento, falta de pagamento, correção e acordo — sem substituir a ata que documenta a deliberação que fixou a obrigação.
Para cada valor em atraso, separe a contribuição principal, data de vencimento, recebimentos, juros, sanções previstas no regulamento ou aprovadas, acordo de pagamento e estado da cobrança. Não agregue tudo numa coluna “dívida” sem cálculo reproduzível.
O artigo 6.º, n.º 5, determina a instauração da ação no prazo de 90 dias desde o primeiro incumprimento, salvo deliberação em contrário da assembleia e desde que a dívida seja igual ou superior ao indexante dos apoios sociais do respetivo ano. Antes de cobrar, confirme a ata, o limiar e o caso concreto.
| Fração e obrigação | Vencimento | Principal | Acréscimos separados | Recebimentos | Próximo passo |
|---|---|---|---|---|---|
| Referência à ata e período | Data aprovada | Valor original | Base e cálculo | Data, valor e imputação | Responsável e data |
O mapa contém dados financeiros associados a proprietários. Limite o acesso, a finalidade e a informação apresentada em relatórios gerais; não publique a lista em áreas comuns ou canais abertos.
Fundo comum de reserva
O mínimo legal não é uma previsão completa das obras futuras
O artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 268/94 torna obrigatória a constituição do fundo para custear despesas de conservação. Cada condómino contribui com pelo menos 10% da sua quota-parte nas restantes despesas do condomínio.
O fundo deve ser depositado numa instituição bancária e é administrado pela assembleia. Se a assembleia o utilizar para finalidade diferente da conservação, a lei prevê a reposição, por quotização extraordinária, no prazo máximo de 12 meses a contar da deliberação.
Os 10% são um piso de contribuição, não uma garantia de que haverá dinheiro suficiente para fachada, cobertura, elevadores ou outra conservação. A assembleia pode precisar de um plano plurianual e de contribuições superiores.
Exemplo puramente ilustrativo
Um condomínio com €24.000 de restantes despesas anuais
€24.000
restantes despesas anuais aprovadas
€2.400
contribuição mínima global equivalente a 10%, neste exemplo
€1.200
quota nas restantes despesas de uma fração com 50‰, se se aplicar essa proporção
€120
contribuição mínima dessa fração para o fundo, neste exemplo
O cálculo assume, apenas para mostrar a mecânica, que todas as restantes despesas seguem a permilagem e que não existe regra especial. Se a assembleia fixar 12 prestações iguais, os €1.320 anuais ilustrados para essa fração corresponderiam a €110 por mês (€100 de despesas + €10 de fundo). Não é uma recomendação de orçamento, contabilidade ou repartição para um condomínio real.
Contas e ata
A aprovação precisa de ficar ligada à versão apresentada
A ata deve registar os assuntos apreciados, decisões, deliberações e resultado de cada votação. Para contas e orçamento, a prova torna-se mais clara quando a ata identifica os anexos votados, o exercício, os totais e qualquer ressalva ou correção aprovada.
Recomendação Kastor: anexar demonstração das receitas e despesas, saldos por conta, reconciliação, fundo de reserva, dívidas e compromissos; numerar a versão; e registar perguntas materiais e documentos que ficaram por entregar. Isso não altera os requisitos legais da ata.
- Exercício
- Período exato das contas e data de corte.
- Anexo
- Nome, versão, páginas ou ficheiro efetivamente apresentado.
- Deliberação
- Aprovação, rejeição ou ressalvas e resultado da votação.
- Seguimento
- Diferença em aberto, responsável e data de atualização.
Venda de uma fração
A declaração deve mostrar encargos e dívidas com datas
Para alienar a fração, o proprietário requer ao administrador uma declaração escrita com os encargos em vigor — natureza, montantes e prazos de pagamento — e, se existirem, as dívidas, incluindo natureza, montantes e datas de constituição e vencimento.
O artigo 1424.º-A fixa um prazo máximo de 10 dias para a emissão depois do pedido. A declaração é, em regra, documento instrutório obrigatório da escritura ou do documento particular autenticado, sem prejuízo da exceção legal quando o adquirente prescinde expressamente e aceita a responsabilidade consequente.
A responsabilidade pelas dívidas existentes é aferida pelo momento em que deveriam ter sido pagas, sem prejuízo dessa aceitação expressa pelo adquirente. Os encargos que se vençam depois da transmissão são responsabilidade do novo proprietário.
Um extrato informal ou uma mensagem “sem dívida” não deve substituir a conferência prevista na lei. Registe a data do pedido, a data de corte, as obrigações futuras e qualquer valor em disputa; peça apoio ao profissional que prepara a transmissão.
Checklist mensal
Rever antes de acumular um ano de diferenças
A frequência mensal é uma recomendação Kastor. O ficheiro inclui linhas adicionais para pagamentos pendentes, declarações de venda, compromissos, arquivo e exceções — sem dados preenchidos e sem fórmulas que imponham um método contabilístico.
Descarregar checklist mensal em CSV01
Fechar os extratos
Obter extratos completos de todas as contas até à mesma data de corte e identificar movimentos ainda pendentes.
02
Reconciliar banco e registo
Explicar cada diferença entre o saldo bancário e o registo interno, com responsável e prazo — sem apagar ajustes anteriores.
03
Ligar despesa a suporte
Conferir fatura ou documento equivalente, aprovação aplicável, pagamento, recibo ou nota de crédito e conta bancária usada.
04
Atualizar quotas e recebimentos
Atribuir cada recebimento à fração, obrigação e período corretos e deixar rasto de estornos ou reclassificações.
05
Envelhecer a dívida
Separar capital, juros, sanções, acordos e estado de cobrança; registar o próximo passo sem divulgar o mapa a quem não deva aceder.
06
Conferir o fundo de reserva
Mostrar saldo, entradas, utilizações, fundamento e eventual reposição numa linha distinta da operação corrente.
07
Comparar com o orçamento
Medir acumulado real versus aprovado por categoria e explicar desvios materiais, compromissos e previsão até ao fim do ano.
08
Fechar exceções
Atribuir cada falta, valor por esclarecer ou pagamento bloqueado a uma pessoa, medida provisória e data de atualização.
O CSV é uma ferramenta neutra de conferência. Não contém macros, não calcula dívida, não decide a repartição e não substitui software, documentos originais, aconselhamento contabilístico, fiscal ou jurídico. Não introduza credenciais, números completos de contas pessoais ou dados desnecessários.
Âmbito e administração
Compare o método de prestação de contas antes de escolher
Peça para ver como serão apresentados o orçamento anual, os saldos, as reconciliações, os documentos, as dívidas, o fundo de reserva e as exceções. O preço do serviço deve ser comparado com esse âmbito escrito.
Fontes e limite deste guia
Informação geral, não aconselhamento contabilístico, fiscal ou jurídico
Este guia combina regras gerais da propriedade horizontal com recomendações operacionais da Kastor. Não substitui a leitura do título constitutivo, regulamento, atas, contratos, extratos, documentos fiscais e processos, nem a análise profissional do condomínio. As versões consolidadas do Diário da República facilitam a consulta, mas o portal esclarece que não têm valor legal nem substituem os atos que lhes deram origem.
Publicado e atualizado em 19 de agosto de 2026.