Ferramenta prática · Transição de condomínio
Checklist de passagem de administração de condomínio
Um inventário para conferir decisões, dinheiro, documentos, contratos, acessos e trabalho em curso — com um estado para cada elemento e um registo assinado para tudo o que ficar em falta.
O ficheiro inclui as mesmas secções, colunas para estado, referência, responsável, prazo e exceção. Não contém modelos de deliberação nem conclusões jurídicas.
Duas camadas
Dever legal e controlo operacional não são a mesma coisa
A lei portuguesa atribui ao administrador deveres concretos de guarda de documentos e atas, prestação de contas, gestão corrente, verificação do fundo comum de reserva e tratamento de notificações. Esses deveres formam a base da passagem.
A lei não oferece, porém, esta checklist completa nem transforma cada linha abaixo numa obrigação legal autónoma. O inventário datado, a reconciliação de corte e o registo de exceções são recomendações operacionais da Kastor para executar e provar uma transição controlada.
Existe ainda uma regra expressa de entrega de documentos quando o administrador provisório cessa funções após ser eleito ou nomeado outro administrador (artigo 1435.º-A, n.º 3, do Código Civil). Não generalizamos essa formulação para resolver, por si só, todas as situações contratuais de uma empresa administradora cessante.
Base legal
Atas e documentos
O administrador deve guardar e manter os documentos do condomínio. O Decreto-Lei n.º 268/94 acrescenta a guarda e consulta das atas e das cópias autenticadas usadas na constituição da propriedade horizontal.
Código Civil, artigo 1436.º, n.º 1, alínea n); Decreto-Lei n.º 268/94, artigos 1.º e 2.º.
Base legal
Contas e fundo de reserva
Entre as funções legais estão cobrar receitas, efetuar despesas comuns, verificar o fundo comum de reserva e prestar contas à assembleia. O fundo deve estar depositado numa instituição bancária e a sua administração compete à assembleia.
Código Civil, artigo 1436.º, n.º 1, alíneas d), e) e l); Decreto-Lei n.º 268/94, artigo 4.º.
Base legal
Notificações e processos
A administração deve guardar e dar a conhecer notificações dirigidas ao condomínio, informar os condóminos quando o condomínio seja citado ou notificado nos processos indicados na lei e prestar as atualizações periódicas aplicáveis.
Código Civil, artigo 1436.º, n.º 1, alíneas o) e p); Decreto-Lei n.º 268/94, artigo 2.º.
Antes de abrir pastas
Fixe o corte e os quatro estados
Combine por escrito a data e hora até às quais se conferem movimentos bancários, pagamentos, email, chaves e acessos. Depois, aplique um único estado a cada linha — sem deixar células vazias.
- Recebido
- Elemento conferido e utilizável.
- Com ressalva
- Recebido, mas incompleto, divergente ou condicionado.
- Em falta
- Não entregue até à data de corte.
- Não aplicável
- Não existe ou não se aplica, com motivo registado.
Inventário indexável · 10 blocos
O que conferir na passagem de administração
Adapte cada linha ao título, regulamento, deliberações, contratos e realidade do condomínio. “Não aplicável” exige uma justificação curta; dados sensíveis devem permanecer em canais de acesso limitado.
01
Eleição, poderes e atas
Confirmar quem pode representar o condomínio e que decisões devem continuar a ser executadas.
- Ata aprovada da eleição do novo administrador, com período de funções e remuneração
- Ata da exoneração ou cessação do administrador anterior, quando aplicável
- Convocatória, lista de presenças, procurações e resultado de cada votação relevante
- Ata ou deliberação que identifica quem pode assinar o contrato e tratar da passagem
- Atas dos últimos exercícios e atas com deliberações ainda por executar
- Lista separada das decisões impugnadas, suspensas ou com prazo em curso
02
Identificação, título, regulamento e proprietários
Fixar a identidade do condomínio, as regras do edifício e os contactos operacionais necessários.
- NIPC do condomínio e comprovativo da identificação fiscal disponível
- Título constitutivo da propriedade horizontal e alterações posteriores
- Regulamento do condomínio em vigor e regras de segurança afixadas
- Projeto aprovado e restantes documentos usados na constituição da propriedade horizontal que estejam à guarda da administração
- Mapa de frações, permilagens e proprietários, com data da última atualização
- Contactos necessários dos condóminos, com origem, finalidade e acesso controlado
- Identificação do administrador em exercício para atualização no local comum do edifício
03
Banco, saldos e fundo comum de reserva
Conseguir provar o dinheiro existente, a data de corte e quem está autorizado a movimentá-lo.
- Instituição, IBAN e titularidade de cada conta em nome do condomínio
- Extratos de todas as contas até à data de corte acordada
- Reconciliação bancária à data de corte, com diferenças identificadas
- Saldo contabilístico e saldo bancário do fundo comum de reserva
- Movimentos pendentes, depósitos em trânsito, débitos diretos e pagamentos agendados
- Mandatos, assinaturas e utilizadores autorizados atuais, sem partilhar palavras-passe pessoais
- Plano documentado para alterar poderes bancários sem interromper pagamentos legítimos
- Aplicações, depósitos ou outras contas do condomínio e respetivas condições de mobilização
04
Contas, faturas, quotas e dívidas
Ligar cada saldo a documentos de suporte e cada dívida ao respetivo fundamento.
- Orçamento em vigor e contas aprovadas do último exercício
- Balancete, razão, diário ou exportação contabilística disponível
- Faturas emitidas e recebidas, recibos, notas de crédito e comprovativos de pagamento
- Mapa de quotas correntes e extraordinárias, por fração e data de vencimento
- Mapa de dívidas e créditos, distinguindo capital, juros, sanções e acordos de pagamento
- Cobranças em curso, processos de injunção ou judiciais e contactos do mandatário
- Pagamentos a fornecedores por autorizar, rejeitados ou em conferência
- Obrigações fiscais ou declarativas pendentes e respetivos comprovativos, quando aplicável
05
Fornecedores, seguros e pessoas ao serviço
Evitar interrupções e revelar obrigações que continuam depois da mudança.
- Lista de fornecedores, contactos, serviço, preço, prazo, renovação e denúncia
- Contratos, aditamentos, propostas aprovadas, cauções, garantias e últimas faturas
- Apólices de seguro, recibos, capital seguro, datas de renovação e sinistros abertos
- Contratos de manutenção e inspeções de elevadores, portões, bombas, extintores e outros equipamentos
- Pessoas contratadas diretamente pelo condomínio, função e documentação laboral estritamente necessária
- Remunerações, férias, seguros, obrigações contributivas ou outros compromissos pendentes, quando aplicável
- Fornecedores com litígio, serviço suspenso ou risco de corte, com próximo prazo
06
Chaves, equipamentos e acessos
Transferir o controlo institucional sem expor credenciais pessoais nem criar um período sem acesso.
- Inventário de chaves, comandos, cartões, cilindros e respetivos portadores
- Equipamentos pertencentes ao condomínio e respetivo estado
- Caixa de correio, arquivo físico, casa das máquinas e outras zonas técnicas
- Endereços de email, domínios, portais e contas criadas em nome do condomínio
- Utilizadores e permissões institucionais a desativar, manter ou criar
- Recuperação de conta e autenticação multifator transferidas para contactos institucionais autorizados
- Palavras-passe renovadas por canal seguro; nunca registadas no inventário público ou enviadas em texto aberto
- Data e responsável para cada alteração de acesso crítico
07
Notificações, autoridades e processos
Impedir que um prazo judicial, administrativo ou contratual desapareça durante a transição.
- Notificações recebidas de câmaras, proteção civil, polícia, tribunais e outras autoridades
- Processos judiciais, arbitrais, injunções, contraordenações e procedimentos administrativos
- Número, entidade, mandatário, estado, último ato e próximo prazo de cada processo
- Comunicações já feitas aos condóminos e atualizações que ainda sejam devidas
- Autos, licenças, inspeções, intimações e pedidos de informação em curso
- Correspondência registada ainda não respondida e notificações eletrónicas por consultar
- Matérias sujeitas a segredo, reserva ou acesso limitado identificadas sem divulgar o conteúdo indevidamente
08
Obras, incidentes e assuntos abertos
Entregar trabalho executável, não uma lista de problemas sem contexto.
- Obras aprovadas, orçamentos, contratos, autos, pagamentos, garantias e receção provisória ou definitiva
- Obras de conservação extraordinária ou inovações com deliberações e propostas apresentadas
- Sinistros, infiltrações, avarias, reclamações e ocorrências ainda abertas
- Responsável atual, fornecedor, último contacto e próximo passo de cada assunto
- Prazos de garantia, retenções, cauções e defeitos por corrigir
- Situações urgentes ou de segurança com medidas provisórias já tomadas
- Decisões da assembleia ainda não executadas e motivo documentado da impossibilidade ou atraso
09
Transferência segura de dados pessoais
Entregar apenas o necessário, pelo canal certo e com rasto de acesso.
- Inventário das categorias de dados pessoais transferidas e da finalidade operacional de cada conjunto
- Remoção de duplicados, exportações antigas e dados que não sejam necessários para a finalidade
- Separação de informação de saúde, conflitos, dados de menores ou outra informação de acesso especialmente restrito
- Canal cifrado ou repositório com acesso nominal, em vez de anexos abertos ou links públicos
- Lista de quem teve acesso à transferência e confirmação de receção
- Revogação do acesso da administração anterior depois da confirmação e preservação aplicável
- Registo das cópias que ficam temporariamente retidas, fundamento, proteção e data prevista de eliminação
- Comunicação imediata de qualquer perda, envio errado ou acesso indevido ao responsável competente
10
Registo de faltas, exceções e assinatura
Fechar a passagem sem transformar silêncio em prova de entrega.
- Cada elemento marcado como recebido, recebido com ressalva, em falta ou não aplicável
- Descrição concreta de cada falta, divergência de saldo ou ficheiro ilegível
- Pessoa ou entidade responsável pelo próximo passo e data-limite
- Risco operacional de avançar sem o elemento e medida provisória acordada
- Lista de suportes entregues e localização do arquivo físico ou digital
- Data e hora de corte para contas, pagamentos, email, chaves e acessos
- Nome, função e assinatura ou confirmação de quem entrega e de quem recebe
- Adenda posterior para completar faltas, sem alterar retroativamente o registo inicial
Dados pessoais
Transferir custódia não significa copiar tudo para todo o lado
Os princípios do RGPD incluem finalidade, minimização, limitação da conservação, integridade e confidencialidade. Na prática, faça primeiro o inventário; transfira apenas o que é necessário; restrinja o acesso; confirme a receção; e só depois revogue os acessos anteriores de forma controlada.
Não inclua palavras-passe, documentos de identificação, dados bancários individuais ou informação de saúde no registo geral de passagem. Separe conteúdo restrito e registe apenas onde está, quem pode aceder e qual é o fundamento operacional para o manter.
Consultar o RGPD no EUR-Lex, incluindo o artigo 5.ºRegisto de exceções
Feche com responsáveis e datas, não com promessas vagas
Crie uma linha por falta ou divergência. Se dez faturas faltam, pode existir uma exceção agrupada desde que o período e a listagem sejam inequívocos. Não altere o registo assinado: complete-o com uma adenda datada.
| Falta ou divergência | Responsável | Prazo | Risco | Medida provisória | Fecho |
|---|---|---|---|---|---|
| Descrição, período e referência | Nome e contacto | Data e hora | Impacto se não chegar | Como se mantém a operação | Data, prova e confirmação |
Preparar a mudança
Use a checklist depois de uma decisão clara da assembleia
A passagem operacional não corrige uma convocatória, votação, ata ou cessação contratual mal preparada. Confirme primeiro a autoridade e o calendário; depois use este inventário para executar a entrega.
Fontes e limite desta ferramenta
Informação geral, não aconselhamento jurídico, contabilístico ou laboral
Esta checklist combina deveres legais gerais com recomendações operacionais da Kastor. Não substitui a leitura do título constitutivo, regulamento, atas, contratos, apólices, processos e regras aplicáveis ao caso concreto. A versão consolidada do Diário da República facilita a consulta, mas o próprio portal esclarece que a consolidação não tem valor legal nem substitui os atos que lhe deram origem.
Publicado e atualizado em 19 de agosto de 2026.